Iroda otthon, avagy az otthoni iroda nagy lexikona. Vajon mi szükséges ahhoz, hogy tökéletesek legyenek a körülmények az otthoni munkavégzéshez? Segítünk kiválasztani a megfelelő hardware-t, szoftvert, tippeket adunk a biztonsághoz, kényelemhez, és a szabadidő megőrzéséhez is!
Iroda otthon – de vajon hogyan?
Óriási változást hozott a koronavírus a munka világába, emberek millióinak kellett villámgyorsan átállni például az otthoni munkavégzésre vagy éppen tanulásra. A feltételek elvileg sok helyen adottak, hiszen a lakások nagy részében van valamilyen internetkapcsolat és számítógép. Azonban a valóságban ritkán mennek gördülékenyen a dolgok. Mert vagy a PC-ről derül ki, hogy nem elég erős, vagy a netkapcsolat lassú, vagy a szoftverek gyengék.
Most bemutatjuk, hogy miként fejleszthető a számítógép, mi kell egy kényelmes, ergonomikus munkahelyhez, hogy milyen szoftverekre lesz szükség és hogy hogy működik az online csoportmunka. Nem feledkezünk meg a biztonságról sem, hiszen ez az új világ a számítógépes bűnözőknek kész aranybánya. A biztonságos vállalati környezetből a kevésbé védett otthoni hálózatra költözött érzékeny adatokra kártevők, spamek, trükkös e-mailek és zsarolóvírusok hada vár. Végül, de nem utolsósorban az időmenedzsmentben is segítünk, hogy az otthoni munkavégzés ne váljon 0-24-es taposó-malom, hanem maradjon idő a szórakozásra, pihenésre is.
Ergonómia otthon is
Az első – és talán legfontosabb –, hogy gondoljuk át hol, hogyan ülünk a munkavégzés során. Ugyanis 8 órát ülni egy kényelmetlen széken, (kanapén?!) egy gyenge monitor előtt hunyorogva – egyenes előrevetítése annak, hogy nagyon hamar pokolba kívánjuk az egészet!
Érdemes az alábbiakra odafigyelni:
- a monitort (kijelzőt) lehetőleg az ablaknak oldalt helyezzük el, így nem süt a szemünkbe a fény, de nem is tükröződik majd a képernyőn
- sokat segíthet a megfelelő árnyékolás is
- az asztal, melyen dolgozunk legyen megfelelően magas, lehetőleg matt felülettel, hogy a csillogás ne zavarja a szemünket
- az asztal alatt a lábunknak maradjon megfelelő hely
- a kijelző és a szemünk között 50-80 cm az ideális távolság
- a képernyő közepe 35 fokkal legyen a szemünk alatt
- ha szükséges a billentyűzethez használjunk csuklótámaszt
- a hátunkat rendszeres felállással és nyújtással óvhatjuk a legjobban
Iroda otthon – szoftverek az otthoni PC-re
Könnyen lehet, hogy a következőkben bemutatott programok egyike-másika már a PC-n lapul, de az Office csomagok mellett sok más hasznos applikáció is elérhető.
Irodai programok olcsón vagy ingyen
Aki otthonról dolgozik, az szinte biztos, hogy használ valamilyen irodai programot, legyen szó akár csak egy levél megírásáról vagy táblázat kezeléséről. Ha nem rendelkezünk még valamelyik MS Office változattal, akkor lehetőség lehet a LibreOffice. Az aktuális verzió szinte tökéletesen kompatibilis az MS Office-szal, az azzal készült fájlokat importálhatjuk és exportálhatjuk is, általában valamennyi funkció megőrzésével együtt.
Ingyenes irodai programcsomagot kínál egyébként a Google is, melynek része a szövegszerkesztő és a táblázatkezelő is. A rendszer az MS Office fájlok importálására és exportálására is képes.
Ingyenes képszerkesztés
A Paint.net az egyik jobb ingyenes képszerkesztő alkalmazás, mely tökéletes kivágásra, alapszinti módosításra, képernyőképek készítésére. Az integrált eszközök között ecseteket is találunk, a formátumok támogatása pedig közel teljes. A Paint.net pedig az olyan haladó funkciókat, mint például a rétegek, is támogatja, mellyel egészen profi hatásokat is elérhetünk. Nagy előny még a beépülő modulok támogatása: ezek lehetővé teszik például a Photoshop készítette PSD állományok megnyitását is.
Munkaidő betartása
Ha szeretnénk nyomon követni, hogy mennyi időt töltünk valójában a PC előtt, akkor a Working Hours szoftverre lesz szükségünk. Ezt megtaláljuk az Apple és a Google alkalmazásboltjában, illetve a Windows 10 esetében a Microsoft Áruházban is, tehát mobiltelefonon és számítógépen is futtatható. A Working Hours, mint neve is mutatja, a munkaidő elemzésére szolgál, de arra is képes, hogy a begyűjtött adatokat Excelbe vagy CSV fájlba mentse és pontosan azt naplózza, amire szükségünk van.
Jegyzetek létrehozása, megosztása
Az otthoni munkavégzés sok esetben igényel jegyzeteket. Erre használhatjuk a Windows 10-be integrált Cetlik alkalmazást, mely az öntapadós kis jegyzetlapok funkcióját másolja, de ennek szolgáltatásai limitáltak. Ha több kell, ott van például az Evernote, mely a bejegyzéseket egy adatbázisban tárolja. Ezt pedig akár a felhőn keresztül is képes szinkronizálni, tehát akár böngészőből, akár okostelefonról is elérhetővé tenni. A jegyzetekhez képeket és fájlokat is csatolhatunk. Hasonló funkciókat kínál az újabban a Windows 10 részét képező OneNote is.
Munka zavaró tényezők nélkül
Otthon, ahol a főnök vagy a kollégák nem zavarnak, óriási a kísértés, hogy gyorsan megnézzünk egy klipet a YouTube-on, vagy játszunk egy kicsit, melynek vége aztán egy többórás szünet lesz. Egyes alkalmazások, például a Freedom, azt ígérik, hogy ezt megakadályozzák. A Freedom például a munka számára beállított periódusban blokkolja a hozzáférést bizonyos programokhoz és weboldalakhoz, a korlátot pedig az idő lejárta előtt csak a számítógép újraindításával oldhatjuk fel. Ezzel már eleve kiszűrhetünk egy csomó, figyelmünket elvonó tényezőt.
Iroda otthon – Hardver az otthoni PC-hez
Nemcsak a szoftver szükséges ahhoz, hogy PC-nk megfeleljen az otthoni munkához, a hardvert is biztosítani kell hozzá. A következőkben bemutatunk néhány hasznos alkatrészt ehhez.
Plusz egy kijelző
Munka közben a nagyobb képméret szinte csak előnyökkel jár. Többet látunk egy dokumentumból, több mező fér el az Excel képernyőjén és nem kell folyton görgetni levélolvasás közben.
Attól függően, hogy milyen alaphardverrel dolgozunk, több opciónk is van:
- Amennyiben jelenlegi monitorunk már öreg és csak alacsony felbontásra képes, érdemes cserélni. Az irodai feladatokhoz a 16:10-es vagy 3:2-es képarány az ideális, ezek függőleges irányban többet mutatnak, mint az általánosan elterjedt 16:9-es változatok.
- Ha asztalunkon elég szabad hely van, akkor használhatunk két kijelzőt is: a Windows 10 automatikusan detektálja a második képernyőt, de elrendezésükhöz kattintsunk a jobb egér- gombbal az asztalra, majd a Képernyő beállítások segítségével állítsuk be őket.
- Ha notebookon dolgozunk, akkor különösen jól jön egy második, nagyobb képernyő, melyet közvetlenül vagy dokkolón át csatlakoztathatunk.
Bármelyik megoldást is használjuk, érdemes a digitális csatlakozókat (DVI, HDMI, Display- Port) választani az analóg VGA (D-Sub) helyett. Egy jó minőségű irodai monitor tulajdonságai között szerepelnie kell az állítható magasságnak, mely ergonómiai szempontból fontos. A pivot funkcióval álló helyzetbe forgathatjuk a képernyőt, de ez csak ritkán érdekes – például hosszú Excel tábláknál, dokumentumoknál csökkenthetjük a görgetési igényt vele. A panel esetében az IPS technológia a legjobb nekünk, ez nagy, széles betekintési szöget és remek színhűséget kínál.
Felszerelés konferenciákhoz
A legtöbb notebook már rendelkezik hangszóróval, mikrofonnal és webkamerával, ezek pedig elegendőek egy VoIP telefonhíváshoz vagy videós konferenciához, ha biztosítjuk a megfelelő, csendes körülményeket. Egy jó minőségű fejhallgató-mikrofon kombináció (headset) nemcsak a beszéd minőségét javítja, hanem a zavaró külső hangokat is kiszűri. Speciális aktív zajcsillapítással rendelkező headsetek is rendelkezésre állnak, melyek még hatékonyabbak.
Amennyiben csak munka alatt van szükségünk csendre és nyugalomra, akkor valószínűleg egy olcsóbb bluetoothos fejhallgató is elég. Ezt vezeték nélkül csatlakoztathatunk a megfelelő adapterrel rendelkező noteszgéphez vagy asztali PC-hez. A vezeték vagy vezeték nélküli eszközök között egyéni ízlés szerint választhatunk, azonban az utóbbiaknál figyeljünk oda az akkumulátor vagy elemek töltöttségére, hogy ne pont a legrosszabb pillanatban merüljenek ki.
Ha számítógépünk nem rendelkezik webkamerával, akkor viszonylag olcsón vásárolhatunk olyan modellt, melyet egyszerűen a képernyő felső kávájára csiptethetünk. A piacon olyan termékek is elérhetők, melyek széles látószöggel vagy más extrákkal rendelkeznek. A túl nagy felbontás irányába nem érdemes elmenni, mert netkapcsolatunk nem lesz elegendő a 4K-s felvételek továbbítására.
Nyomtatók, szkennerek, egyebek
Hiába hallani már évtizedek óta a papírmentes irodáról, valahogy a papírt még mindig nem sikerült teljesen száműzni. Ennek folyománya, hogy nyomtató nélkül nehéz egy irodát üzemeltetni, és ez az otthoni irodára is igaz, ahol egy kis kapacitású lézernyomtató vagy multifunkciós eszköz mely a lapolvasást és fénymásolást is elvégzi – tökéletesen ki fogja elégíteni a felmerülő igényeket. Amennyiben nincs szükség színes nyomtatásra, maradjunk a fekete-fehér modelleknél, ami nemcsak olcsóbb, de gyorsabban is dolgozik.
Ha dedikált lapolvasóra is szükségünk van, akkor érdemes olyan változatot keresni, mely egyszerre több oldal beolvasására is képes, mellékelt szoftvere pedig a kereshető PDF gyártását is megoldja. Alternatíva – kevés oldal esetében – az okostelefon, mely ugyanezt elvégzi a megfelelő app letöltése után. A Microsoft például az Office Lens képében kínál is egy ilyen szoftvert: ez fotókból gyárt PDF dokumentumokat. Ugyanez a funkció megtalálható már az Office alkalmazásban is, melyet ingyen elérünk a Play Áruházban és az App Store-ban is.
Végül, de nem utolsósorban ne feledkezzünk meg az iratmegsemmisítőről sem, mely apró darabokra vágja az érzékeny dokumentumokat, mielőtt azokat kidobnánk a kukába. A legjobb változatok nemcsak csíkokat készítenek, hanem tényleg konfettivé darálják a papírt.
Iroda otthon – Csapatmunka
A koronavírus óriási változást hozott a munka világában, de az emberek továbbra is jórészt együtt dolgoznak a feladatokon. Viszont korábban erre ott volt az iroda, most azonban távolról, az internet segítségével kell összekapcsolódni, és való kapcsolattartásra is. Ugyanez igaz a távolabb, külföldön élő barátokkal, rokonokkal való kapcsolattartásra is.
Találkozások a Zoomon
Sok helyen sokszor írtak már a Zoommal kapcsolatos biztonsági problémákról. Ezek nagy részét azonban a legutóbbi frissítésekkel már korrigálták. Így például alapértelmezetté tették a jelszavas védelmet. A Zoom népszerűségének oka egyszerű használatában rejlik, még ha a magyar fordítás várat is magára.
Videokonferencia létrehozásához kattintsunk a New Meeting gombra, majd válasszuk a Join with computer audio… lehetőséget. Ezután lent a Participants gomb, majd pedig az Invite/Copy invite opcióval másoljuk a vágólapra a konferenciához történő csatlakozást lehetővé tevő linket, és illesszük be egy levélbe, melyet aztán elküldhetünk a résztvevőknek. A címzettek a konferencia azonosítója (meeting ID) mellett a belépéshez szükséges jelszót is megkapják. Nekünk szervezőként még egy dolgunk lesz: a csatlakozókat „beengedni” a közös beszélgetésbe. Ehhez a már megnyitott ablak jobb felső sarkában a Waiting mezőben található emberekre kell rákattintani és az Allow entry lehetőséget választani. A Zoom ingyenes változata legfeljebb 100 fős konferenciákat támogat, melyeknek maximális hossza 40 perc lehet – ha viszont csak egy másik emberrel beszélgetünk, akkor nincs időkorlát.
Office-integráció: Microsoft Teams
Sok vállalat használja online konferenciákhoz a Microsoft Teamset, melyet szorosan integráltak az Office-szal. Ez nagy könnyebbség, ha a beszélgetés egyik célja közös dokumentumok létrehozása, szerkesztése. A Teams ráadásul bővíthető, használható Evernote-tal és Trellóval is például. Ugyanakkor a szolgáltatás nem annyira egyszerűen kezelhető, mint a Zoom, viszont sokkal több extra funkciót kínál már ingyenes változatában is.
Nyílt forráskódú konferencia: Jitsi Meet
Az említett, közismert szolgáltatók mellett ott van a nyílt forráskódú Jitsi Meet, melyhez csak egy böngésző szükséges. Használata nagyon egyszerű: látogassunk el a meet.jit.si honlapra, és adjunk nevet a konferenciának. Kattintsunk a Go gombra, és engedélyezzük a hozzáférést a mikrofonhoz és kamerához. Most vigyük egerünket a képernyő aljára, és kattintsunk az jelre. Válasszuk az Add password lehetőséget, és adjunk meg jelszót a beszélgetéshez, hogy kontrollálhassuk, ki fér hozzá és ki nem. Ezután kattintsunk a Link mögötti apró i betűre, mely a beszélgetésre mutató linket másolja a vágólapra. Nekünk levélben vagy más módon ezt a linket, illetve a megadott jelszót kell eljuttatni a meghívottakhoz.
Videohívások csetprogrammal
A Facebook is gyorsan kijött saját videokonferencia-szolgáltatásával a WhatsApp-al. Ha már egy személlyel videohívást kezdeményeztünk, akkor a képernyő jobb felső részén található kis gombbal további résztvevőket hívhatunk meg. A Facebook másik eszköze a Messenger Rooms, melyben a Messengerhez hasonló körülmények között 20 szereplő tud beszélgetni egymással. A terv, hogy ezt a számot a közeli jövőben 50-re emelik. További, ingyenes hang- és videds beszélgetést lehetővé tevő alkalmazások a Skype, a Google Hangouts a Google Meet és az Apple Facetime.
További együttműködés
Munkánkat nemcsak élőszóban és videóval hangolhatjuk össze, hanem más speciális platformok segítségével is. Az egyik legnépszerűbb ezek közül a Slack. Ez tulajdonképpen egy speciális üzenetküldő alkalmazás, mely sok vállalatnál már teljesen felváltotta a belsős levelezést. A Slackban a felhasználók csoportokba szerveződhetnek, ezeken a csoportokon belül pedig konferenciabeszélgetéseket tarthatnak. De a felhasználók közötti direkt kommunikáció is működik.
Szituációtól függően kiegészíthetjük mindezt különböző projektmenedzsment-eszközökkel is, például a Trellóval. Ez az online szolgáltatás úgynevezett táblákkal működik-ezeket szó szerint úgy képzeljük el, mint klasszikus iskolai hirdetőtáblákat, melyekre jegyzeteket függeszthetünk ki. Az ingyenes verzióban korlátlan számú táblát hozhatunk létre, de ezek közül egyszerre csak tízet oszthatunk meg kollégákkal. Ha cégünk rendelkezik Exchange szerverrel, melyet az Outlook VPN kapcsolaton keresztül ér el, kérdezzük meg a rendszergazdát, hogy lehetséges-e a hozzáférés Outlook nélkül, a böngésző és az Outlook Web App (OWA) segítségével, mely kényelmes és sokszor még gyorsabb is.
Biztonság az otthoni irodában
Böngésző, levelezés és Office
Elavult böngészőt lehetőleg ne használjunk – azaz az internet Explorer vagy az Edge első verziója ma már nem való az internetre. Nem ördögtől való, ha két különböző böngésző használunk a privát és a munkahelyi ügyekhez, így nem kell egyiknél sem a másikban megszokott linkek, URL-ek, előzmények és kedvencek között keresgélni.
Az utóbbi célra jó választás például a Brave. Ez ugyanis nagy hangsúlyt fektet a biztonságra, egyben pedig a friss Chromium motornak köszönhetően gyors is, ami például a Zoom konferenciák vagy Jits találkozók során lesz fontos. Levelezésprogramok esetében függetlenül annak típusától kapcsoljuk be a mellékelt spamszűrőt, mely a veszélyes levelek jelentős részét képes kiszűrni, ez pedig a bejövő fiókot is átláthatóbbá teszi. Azt is ellenőrizzük a beállítások között, hogy az úgynevezett aktív tartalom (JavaScript stb.) megjelenhet-e a levelekben, és ha igen, tiltsuk is le nyomban. Ugyanez igaz az Office dokumentumokra, ahol az Adatvédelmi központban találjuk a szükséges beállításokat.
Tűzfal, router, VPN
A legtöbb, routeren keresztül az internetre csatlakozó felhasználónak ma már nem kell a tűzfallal foglalkoznia. Ugyanis a modern routerek rendszerint rendelkeznek saját, megbízható tűzfallal, mely hatékonyan blokkolja a külső támadásokat.
Azt viszont biztosítani kell, hogy a router kezelőfelület csak a megfelelő, erős jelszó birtokában legyen hozzáférhető, és hogy a firmware a lehető legfrissebb legyen. A Windows 10-et saját szoftveres tűzfala védi.
A VPN-ek témájába most nem merülünk el – a VPN maga a virtuális magánhálózat (Virtual Private Network) rövidítése, és a legtöbb céges kapcsolat esetén szükség van rájuk. Használatukhoz és beállításukhoz azonban a céges rendszergazda adja majd meg az adatokat.
Ami a kereskedelmi” VPN szolgálatásokat, (például a Nord-VPN-t vagy a PureVPN-t) illeti, ezek akkor hasznosak, ha úton vagyunk, és úgy szeretnénk biztonságosan vagy névtelenül böngészni egy nyilvános hozzáférési ponton keresztül.
Záróra az irodában
Egy hosszú munkanap után az otthoni irodában is fontos, hogy kikapcsoljunk, és lehetőleg mozogjunk is, optimális esetben a friss levegőn. Azonban, ha ki sem mozdulnánk otthonról, akkor is remek lehetőségeink vannak.
Digitális könyvtárak
Egyre több könyvtár kínál digitális tagságit, mely lehetővé teszi e-könyvek kölcsönvételét is. Ha beszélünk valamilyen világnyelven, az Amazon is kínál ilyen szolgáltatást. Ez például a Kindle olvasóval kombinálva tesz lehetővé kölcsönzést a Prime előfizetőknek.
Talán nem sokan tudnak róla, de az Országos Széchenyi Könyvtár elektronikus könyvtára (http://mek.oszk.hu/) ingyen hozzáférést kínál rengeteg dokumentumhoz. Ezek között szakszövegek és kutatói anyagok mellett rengeteg népszerű regény is megtalálható.
Még több szórakozás
A fizetős streaming szolgáltatásokról nem szükséges sokat írni, az HBO Go, Netflix és Spotify rengeteg filmet és zenét kínál. A már említett Amazon Prime előfizetői körülbelül 2 millió dalhoz férhetnek hozzá, ezen felül havi egy ingyenes e-könyv, hangoskönyvek, filmek és sorozatok is elérhetőek rajta. Aki játékkal nyugtatná magát, annak ott van az Uplay, az Epic Game Store vagy a Steam, ahol olcsón, esetenként jelentős kedvezménnyel vagy ingyen férhetünk hozzá játékokhoz.
Vissza a blog cikkekhez